Unternehmen: Aaron’s Inc. (NYSE: AAN)(1.150 unternehmenseigene und 664 Franchise-Geschäfte in den USA und Kanada)
Cory Voglesonger leitet ein Team von Produktentwicklern bei Aaron’s Inc. (NYSE: AAN), einem Unternehmen mit 1.150 unternehmenseigenen Filialen und 664 Franchise-Geschäften, die über die USA und Kanada verteilt sind. Aaron’s verkauft und vermietet Möbel, Elektronik, Haushaltsgeräte und Computer. Für Cory und seine Mitarbeiter ist Evernote das zentrale Tool zur Zusammenarbeit, Organisation und Kommunikation.
Evernote – überall dabei
Im Büro arbeiten unsere Angestellten hauptsächlich an Windows-Rechnern, doch zu Hause und unterwegs können sie sich von einem beliebigen Computer oder Mobilgerät aus in ihr Konto einloggen.
• Windows (im Büro)
• Mac
• iPhone
• Android
• BlackBerry
• iPad
• Android-Tablet
• Windows Phone 7
Evernote im Einsatz für ein Großprojekt: das unternehmensweite Point of Sale-System
Mein Team arbeitet am Aufbau eines neuen Point of Sale-Systems für das Unternehmen – ein umfangreiches Projekt, bei dem verschiedene Faktoren und Interessen sowie eine Vielzahl von Eingangspunkten zu berücksichtigen sind.
Ich brauchte ein Tool, mit dem mein Team die enormen Informationsmengen, mit denen wir zu tun haben, schnell und einfach erfassen und auf einem beliebigen Gerät abrufen konnte.
Hier die Gründe, warum wir uns für Evernote entschieden:
• Wir brauchten ein Tool, das überall verfügbar ist.
Meine Entwickler arbeiten dezentral und tauschen laufend Massen von Informationen aus. Sie sind unterwegs, arbeiten an verschiedenen Standorten und nutzen dabei unterschiedliche Geräte. Mit Evernote können wir im Büro ein Projekt starten und es auf jedem beliebigen Gerät fortführen – egal, ob wir uns auf der Straße, zu Hause oder im Flugzeug befinden. Es geht immer etwas vorwärts.
• Wir brauchten ein Tool, mit dem wir Informationen in beliebigen Formaten erfassen können.
Bevor wir Evernote im Team nutzten, hatten wir keine flexible, nutzerfreundliche Möglichkeit, um Infos wie Besprechungsnotizen, Whiteboard-Grafiken und handschriftliche Skizzen oder Anmerkungen zentral zu erfassen. Es gab keine Einheitslösung, die für alle geeignet gewesen wäre. Mit Evernote können wir praktisch jede Idee, jedes Konzept und jede Notiz festhalten – auch wenn sie während eines Geschäftsessens auf die Serviette geschrieben wurde. Alles, was im Laufe des Projekts anfällt, wird in einen gemeinsamen Evernote-Ordner gespeichert und kann von jedem Mitarbeiter im Unternehmen abgerufen werden. [
So hängen Sie Dateien an Notizen an]
• Wir brauchten ein Tool zur unkomplizierten Informationssuche.
Evernote ist für das nationale Call Center von Aaron’s und unsere Business-Nutzer zur zentralen Wissensdatenbank geworden. Deshalb ist es sehr wichtig, große Datenmenge durchsuchen zu können und schnell fündig zu werden. Mit der Suchfunktion von Evernote finden sowohl Call-Center-Mitarbeiter als auch Business-Nutzer sofort Antwort auf ihre Fragen und müssen keine in einem unflexiblen System begrabenen Ordner durchforsten. Ganz zu schweigen davon, dass Evernote uns hilft, eingehende Nachrichten zu organisieren und den ganzen Tag lang den Überblick über verschiedene Projekte zu behalten. Bei anderen Programmen sind die gesuchten Informationen zwar eventuell da, doch in einer Ordnerstruktur versteckt.
• Wir brauchten ein Tool ohne vordefinierte Struktur
Mit Evernote können wir Informationen einfach in einem gemeinsamen Notizbuch ablegen, ohne Zeit in den Aufbau einer Ordnerstruktur zu investieren. So können unsere Mitarbeiter die vielen Informationen bewältigen und gemeinsam mit anderen Entwicklerteams nutzen, ohne sie gleich in eine Struktur einordnen zu müssen.
• Wir brauchten ein Tool zur gemeinsamen Nutzung von Informationen.
Meine Teammitarbeiter tauschen ständig Informationen aus. Mit Evernote können wir Updates rascher durchführen, so dass wir immer Zugriff auf aktuelle Daten haben. In der Vergangenheit taten wir uns schwer, Informationen nahtlos zwischen den vielen verschiedenen Teammitarbeitern unterschiedlicher Unternehmensbereiche auszutauschen – das galt insbesondere für unser nationales Call Center. [
Einführung in das Notizen-Sharing (englisch)]
Alle Mitarbeiter einbeziehen
Als wir die Entscheidung trafen, Evernote für unsere Arbeit als Team zu nutzen, legte ich eine
Gesponserte Gruppe an, mit der jeder Mitarbeiter ein Premium-Konto erhielt. Ich musste niemanden überzeugen, aus Gründen der Inkompatibilität zu einem anderen Gerät zu wechseln: Da Evernote für praktisch jedes Gerät verfügbar ist, konnten alle Teammitglieder damit arbeiten. Die Gebühren für sämtliche Konten (Gruppenermäßigung) zahle ich anhand einer Sammelrechnung. Wenn neue Mitglieder zum Team stoßen, nehme ich sie einfach in die Gruppe auf. Sie haben dann sofort Zugriff auf alle Teamdiskussionen, Brainstormings, Dokumente, Bilder und Skizzen. [
Mehr über gesponserte Gruppen]
Mit Evernote Entscheidungen treffen
Da mein Team die unterschiedlichsten Informationen – von Bildern unserer Whiteboard-Diskussionen bis hin zu Textdateien und Sprachnotizen – an einem zentralen Ort erfasst, kann es auf eine einfache Weise Daten speichern und gemeinsam nutzen, die normalerweise nur über verschiedene Programme, Dateien und Computer zugänglich wären. Mein Team hat bei größeren Projekten einen Gesamtüberblick, der bei bestimmten Implementierungen für mehr Klarheit sorgt.
So finden wir häufig Lösungen oder treffen Entscheidungen, indem wir die Notizen aufrufen, die mit einem bestimmten Datum oder Aspekt eines Projekts verbunden sind.