Name: Jamie Rubin
Standort: Virginia
Evernote-Botschafter für:
Papierfreies Leben
Website: www.jamietoddrubin.com
Twitter: @jamietr
Zum Diskussionsforum “Go Paperless”
Hallo, hier ist Ihr Evernote-Botschafter für papierfreies Leben
Es mag widersinnig erscheinen, dass ein Schriftsteller ohne Papier leben möchte. Schriftsteller schreiben Bücher aus Papier und verfassen Artikel, die auf Papier gedruckt werden. Papier, möchte man meinen, gehört zum Handwerkszeug eines Schriftstellers. Warum also sollte er auf Papier verzichten? Drei Gründe haben mich dazu veranlasst – zwei davon sind praktischer Natur. Der Dritte: Ich wollte mir selbst etwas beweisen.
- Ich wollte Ordnung schaffen und Platz sparen: Mein Arbeitszimmer ist voller Regale, die bis zum Rand mit Büchern gefüllt sind. Ich habe einfach keinen Platz mehr für neue Bücher. Deshalb kaufe ich fast alle neuen Bücher in E-Book-Format. Digitale Dokumente beanspruchen sehr wenig Platz, was meine Frau erfreut. Die Technologie zum Speichern des ganzen Papierkrams ist ja da, und Evernote macht die Sache ziemlich einfach.
- Ich wollte immer und überall Zugriff auf alle Dokumente haben: Angesichts der Tatsache, dass Geräte wie das iPhone oder das iPad heutzutage so weit verbreitet sind, sollte es doch extrem einfach sein, Sofortzugriff auf meine Dateien zu haben. Mit Büchern im E-Book-Format ist es möglich, warum also nicht mit anderen Dokumenten? Es gefällt mir, meine Notizen zu der Geschichte, die ich gerade schreibe, ansehen zu können, wo ich gehe und stehe. Und es ist praktisch, auf der Hauseigentümerversammlung das Budget des Verbands aufrufen zu können. Evernote und seine Funktionen zum Speichern, Verschlagworten und Durchsuchen sogar eingescannter Dokumente haben es mir einfach gemacht.
- Ich wollte beweisen, dass das papierlose Büro kein unrealisierbarer Traum ist: Jahrelang hieß es immer, wir bewegen uns auf ein papierfreies Büro zu – doch die Leute scheinen zu zögern, wenn es darum geht, es bis zur letzten Konsequenz umzusetzen. Ich entschied mich, selbst einmal auszuprobieren, ob das papierfreie Büro realisierbar ist. Ich investierte zu Beginn etwas Zeit, aber jetzt, nach knapp einem papierfreien Jahr muss ich sagen: Angesichts der Vorteile und der Zeit, die ich eingespart habe, da ich keine Papierstöße mehr durchsuchen muss, hat sich diese Investition mehr als gelohnt.
Meine Vorgehensweise
Eines habe ich sehr schnell gelernt: Ich komme zwar ohne Papier aus, doch der Rest der Welt verwendet weiterhin Papier. Nach wie vor erhalte ich täglich Papiere, die bearbeitet werden müssen. So gewöhnte ich mir an, sie so schnell wie möglich wieder loszuwerden. Autoren leben für ihre Post. Die Angewohnheit, gleich nach der Arbeit in den Briefkasten zu schauen, ist tief in mir verankert. Die Briefe – genauso wie den restlichen Papierkram, der sich angesammelt hat – bearbeite ich einmal pro Tag, nachdem ich sie ins Haus getragen habe. Bekomme ich im Laufe des Tages andere Papiere ausgehändigt (wie etwa eine Gehaltsabrechnung), lege ich sie in den „Papiereingang“ auf meinem Schreibtisch und bearbeite sie zusammen mit meiner Post. Dabei gehe ich so vor:
- Ich sehe nach der Arbeit in den Briefkasten.
- Ich sortiere die Werbung aus.
- Bleibt etwas übrig, entscheide ich, ob ich es einscannen muss.
- Ich scanne es in Evernote ein.
- Muss ich das Original behalten? Falls nicht, kommt es in den Shredder, falls doch, lege ich es ab.
- Ich prüfe meinen Papiereingang.
- Ich wiederhole die Schritte 4-5.
Dieses Vorgehen ist Teil meines Tagesablaufs geworden. Ich wende dafür weniger als 10 Minuten auf, oft weniger als fünf. Einige wichtige Dinge möchte ich dabei hervorheben:
- Schritt 3: Die Entscheidung, ob etwas gescannt werden muss, ist in diesem Prozess wesentlich. Ich scanne nur Unterlagen ein, die ich voraussichtlich brauchen werde und die nicht in elektronischem Format verfügbar sind. So scanne ich zwar eine Einkommensteuererklärung ein, doch nicht die Gasrechnung, weil ich diese auch von der Website meines Anbieters herunterladen kann.
- Schritt 4: Um etwas in Evernote einzuscannen, nehme ich den portablen Scanner für Macintosh Canon P-150. Damit kann man beide Seiten einer Vorlage mit einem einzigen Tastendruck in Evernote einscannen, und das bei einer Geschwindigkeit von 15 Seiten pro Minute. Er ist kompakt und nimmt sehr wenig Platz auf meinem Schreibtisch ein. Er funktioniert fantastisch, ich finde ihn einfach toll!
- Schritt 5: Erinnert mich daran, dass manche Dinge auch aufbewahrt werden müssen, wie die Sozialversicherungskarte meiner Tochter zum Beispiel.
Praktische Tipps
Hier ein paar Tipps für den Start ins papierfreie Leben mit Evernote:
- Überlegen Sie sich den täglichen Ablauf: Kümmern Sie sich nicht um alte Papiere, zumindest nicht am Anfang. Überlegen Sie sich einen geeigneten Ablauf, um die täglich anfallenden Papiere digital zu erfassen, und ziehen Sie ihn durch. Hat sich eine gewisse Routine eingestellt, können Sie auch alte Unterlagen einscannen.
- Legen Sie eine Organisationsstruktur fest: Denken Sie vorher darüber nach, wie Sie Ihre Unterlagen organisieren, aber machen Sie es nicht zu kompliziert. Nicht vergessen: Evernote bietet tolle Suchfunktionen, u.a. die Möglichkeit, PDF-Dateien durchsuchbar zu machen. Ich arbeite viel häufiger mit der Suchfunktion als mit Schlagwörtern, denn das Suchen geht schneller als die Schlagwortvergabe.
- Rufen Sie Ihre Notizen auch ohne Netzverbindung auf: Für den Fall, dass Sie ein Mobilgerät wie das iPhone oder das iPad benutzen, sollten Sie eventuell die „Offline-Notizbuch“-Funktion für die Notizbücher aktivieren, die Sie auch ohne Internetverbindung aufrufen möchten. Ich führe ein Notizbuch für die „Papierlose Ablage“, das alle meine Dokumente enthält. Es steht mir auch dann zur Verfügung, wenn ich offline bin. Und denken Sie daran: Die erste Synchronisierung kann etwas Zeit in Anspruch nehmen, je nach Größe des Notizbuchs. [Mehr zu Offline-Notizbüchern (englisch)]
*Nur für Premium-Konten verfügbar.
Twitter-Chat zum Thema „papierfreies Leben“
Jamie wird in den kommenden Wochen einen Twitter-Chat zum Thema „papierfreies Leben“ moderieren. Der Termin wird angekündigt.
Jamie leitet außerdem in unserem Lifestyle-Forum die Diskussion zum gleichen Thema. Zur Diskussion (englisch).
Und hier einige Beiträge aus Jamies Blog über sein Leben ohne Papier:
Evernote als Gedächtnisersatz oder die Antwort auf die Frage: Wann ist was passiert? (englisch)
Wie ich mit Hilfe von Evernote ohne Papier auskomme (englisch)
Going iPad, Teil 3: Notizerstellung, Evernote und Science-Fiction-Kongresse (englisch)
Wie ich mit Evernote mein Leben als Schriftsteller manage (englisch)
