Wie eine Privatdetektei Evernote für ihr Fallmanagement, ihre Ermittlungen und vieles mehr einsetzt
Name: Jason Frasca & Steve McDonald
Beruf: Privatdetektive
Standort: New York City
Unternehmen: Davis Investigations, Inc.
Website: www.davisinv.com
Twitter: @davisinv
Biografie
Jason Frasca und Steve McDonald arbeiten bei der Privatdetektei Davis Investigations Inc., einem Unternehmen, das sich auf die Video-Observationen und -Ermittlungen für Versicherungen, medizinische Betrugsfälle und Scheidungen spezialisiert hat. Davis Investigations Inc. hat Evernote zu ihrem Fallmanager gemacht. Lesen Sie, wie die beiden Detektive das offene Datenformat von Evernote nutzten, um für das Management ihrer 600 alten und 200 aktuellen Fälle eine Zusatzfunktionalität zu entwickeln.
Evernote – überall dabei:
Die Mitarbeiter unserer Firma sind häufig mit ihren Mobilgeräten unterwegs. Im Büro arbeiten sie hauptsächlich auf Macs, und manche loggen sich auch zu Hause von ihren PCs aus bei Evernote ein.
• Mac
• iPad
• Android-Tablet
• Android-Mobiltelefon
• Windows
Wir nutzen Evernote, um …
Unser ganzes Unternehmen arbeitet mit Evernote. Alle besitzen Premium-Konten, und der Informationsaustausch ist absolut unabdingbar für unsere Arbeit. Evernote dient in erster Linie als zentrales Fallmanagementsystem, das unsere über 2.400 Notizen beherbergt. Stellen Sie sich vor, wie viele Mappen wir benötigen würden, um alle Akten unterzubringen, die wir jetzt virtuell ablegen!
Als wir begannen, Evernote in unserem Unternehmen einzusetzen, stellten wir fest, dass es sich auf unsere speziellen Anforderungen zuschneiden ließ (wie dies auch die Entwickler der integrierten Trunk-Applikationen getan haben). Dank des offenen Datenformats von Evernote konnten wir unsere eigene Oberfläche für das .enex-Format entwickeln und auf diese Weise NOCH effizienter mit Evernote arbeiten.
Evernote individuell zuschneiden – mit dem Evernote-Datenformat
Für unseren Job ist es notwendig, von einem Moment auf den anderen Fallinformationen abrufen und ermittlungsrelevante Notizen durchsuchen zu können. Bei der Neuanlage einer Fallakte muss man oft viele redundante Daten eingeben. Deshalb kamen wir auf die Idee, eine entsprechende Vorlage innerhalb von Evernote zu erstellen. Da wir technisch etwas bewandert sind, entwarfen wir eine hübsche Struktur, mit der wir neue Falldaten anhand unserer eigenen Vorlage in Evernote erfassen konnten.
Als wir feststellten, dass Evernote-Notizen als .enex-Dateien exportiert werden können, sahen wir eine Möglichkeit, über einen Texteditor Änderungen in mehreren Notizen gleichzeitig durchzuführen. Wir entwickelten dann eine voll funktionsfähige Anwendung, mit der wir alle für die Fallerstellung notwendigen Notizen generieren und einen Großteil der Daten automatisch in die Fallvorlage laden konnten. Diese Methode zur Anlage neuer Fallakten hat uns beim Dokumentgenerierungsprozess eine Unmenge Zeit eingespart.
Fallakten verwalten
Jeder Firmenmitarbeiter besitzt ein Premium-Konto und verwendet unsere gemeinsamen Notizbücher, um Informationen zu erfassen, neue Fälle zu erstellen und fallbezogene Daten abzurufen. Die Umstellung von unserem alten Fallmanagementsystem auf Evernote war einfach: Der Evernote Web Clipper half uns, alle Akten in Evernote zu übertragen. Hier eine Übersicht darüber, wie wir unsere Fälle in Evernote organisieren:
• Allgemeiner Index: Wir haben ein gemeinsames Notizbuch, das als übergeordneter Index für all unsere Fälle dient. Mithilfe von Notiz-Links springen wir zu den Kopfnotizen der einzelnen Fälle.
• Gemeinsames Notizbuch mit allen Fällen: Wir führen ein weiteres gemeinsames Notizbuch, das sämtliche Fälle enthält. Pro Fall werden 12 Notizen angelegt, und das Gros unserer Fallakten ist in diesem zweiten gemeinsamen Notizbuch gespeichert.
• Schlagwörter: Wir verschlagworten jeden Fall anhand des Jahres, des Kunden und des Aktenzeichens. Jeder Fall wird mit 2-6 Schlagwörtern versehen. Auch die Titel der einzelnen Notizen bekommen ein Aktenzeichen.
• Notizen zur Person: Für jeden Fall, den wir eröffnen, legen wir eine Notiz zu der Person an, die Gegenstand unserer Ermittlungen ist. Sie enthält eine Beschreibung ihres Äußeren, den Wohnort, das Auto usw.
• Kundenkorrespondenz: Auch unsere Kundenkorrespondenz wird in Evernote gespeichert, so dass wir sie immer nachvollziehen können. Sie wird mit einem speziellen Schlagwort versehen und landet damit auf einem Aktenstoß.
• Dateiablage: Auch unsere Dokumente speichern wir in Evernote. Sie können problemlos an die Notizen angehängt und bei Bedarf abgerufen werden.
• Videos speichern: Da wir Video-Observationen durchführen, legen wir viele Videos in Evernote ab. Die Filme werden in Notizen gespeichert, die mit den entsprechenden Akten verknüpft sind.
Und damit ist 80-85 % unserer Büroarbeit erledigt – dank Evernote. Möchten wir uns alle Akten eines bestimmten Kunden ansehen, müssen wir nur seinen Namen eingeben (noch nicht einmal die Fallnummer ist notwendig), und sämtliche mit dem Fall verknüpften Notizen werden ausgespuckt. Wir können alle Fälle bis inklusive 2005 durchsuchen – das ist unglaublich!
Ermitteln mit Evernote
Ein großer Teil unseres Jobs besteht aus Video-Observationen vor Ort. Um 5 Uhr morgens möchten wir einfach nur kurz in unser Android-Handy schauen, um die benötigten Informationen abzurufen, und uns dann wieder auf unsere Aufgabe konzentrieren. Wir möchten nicht lange herumsuchen, bis wir etwas gefunden haben. Hier einige Beispiele, wie uns Evernote bei den Ermittlungen vor Ort hilft:
1. Informationen erfassen: Die ganze Zeit über rufen Kunden mit neuen Aufträgen an – aber wir sitzen nicht immer am Computer, um einen Fall einzugeben. Neulich war Jason unterwegs, hatte aber Stift und Papier zur Hand. Er schrieb die Informationen des Kunden auf, fotografierte sie und sendete sie an Steve. Im Büro eröffnete Steve anhand des Fotos einen neuen Fall. So hatten wir nicht nur die Fallakte, sondern auch das Originalschriftstück in Evernote gespeichert.
2. Zusammenarbeiten: Bei jedem Fall ermitteln zwei Detektive – mit Evernote sind sie immer auf dem gleichen Stand. Ändert einer von beiden eine Notiz, kann der andere es sofort sehen – und das ist immens wichtig für uns.
3. Tausende von Notizen auf dem Mobilgerät abrufen: Wenn wir vor Ort ermitteln, haben wir keinen Computer dabei, brauchen unsere Daten aber trotzdem sofort. Dass wir innerhalb von Sekunden sämtliche Fallakten abrufen und durchsuchen können, ist für uns von unschätzbarem Wert.
Nutzertipp
Das Offline-Notizbuch ist ein unschlagbares Feature für Mobilgeräte. Bei unseren Ermittlungen besteht nicht immer eine Netzverbindung – wir sind täglich in einem Umkreis von 150 Meilen unterwegs, und da gibt es immer wieder Funklöcher. Doch dank der Offline-Notizbücher können wir die aktuellen Fälle auch dann aufrufen, wenn wir gerade „netzlos“ sind.
Evernote ist ein fantastisches, supereffizientes Tool und bietet alles, was wir für die perfekte Organisation unseres Unternehmens brauchen. Außerdem nähern wir uns mit Evernote immer mehr einer papierlosen und extrem mobilen Arbeitsumgebung an. Evernote hat die Zeit, die wir für die Eröffnung eines neuen Falles benötigen, um die Hälfte reduziert.
*Alle Namen und Orte in den Screenshots wurden geändert.
