Projektarbeit auf hoher See: Clever arbeiten mit Evernote
Im Februar 2013 erhielt die Kommunikationsberatung Three-Headed Monkeys den Auftrag, für die DFDS Seaways Deutschland eine Markenerlebnis-Untersuchung durchzuführen, die Einblicke in die Erlebniswelt der Kunden eröffnet.
Im Interview erzählt uns Valentin Heyde, Geschäftsführer von Three-Headed Monkeys, wie sie dieses spannende Projekt mit Hilfe von Evernote umgesetzt haben.
Valentin, du bist einer der Inhaber von Three-Headed Monkeys. Verrat uns bitte mehr über euch.
Die Three-Headed Monkeys GmbH ist eine Kommunikationsberatung, die Storytelling nutzt, um User Insights herauszuarbeiten und Kommunikationsprozesse zu gestalten. Man könnte auch sagen, dass wir für unsere Kunden die Kraft von Geschichten nutzbar machen.
In welchen Situationen setzt ihr diese „Kraft von Geschichten“ ein?
Beispielsweise wenn ein Startup einem Investor erklären muss, warum sie den Markt umkrempeln werden, ein Unternehmen seinen Mitarbeitern neue Markenwerte vermitteln will, ein hochkomplexes Produkt erlebbar werden muss oder das Kundenerlebnis zu verbessern ist. Unsere Kunden schätzen unsere individuell massgeschneiderten Lösungen sehr.
Letzten Februar habt ihr den Auftrag von DFDS Seaways erhalten. Wie kam das zustande?
Wir haben in den vergangenen Jahren bereits öfter mit DFDS Seaways zusammengearbeitet. Es waren bereits viele Informationen über das Thema „An Bord“ im Unternehmen vorhanden, es sollte aber helfen, genauer zu verstehen, wie das Produkterlebnis eigentlich für den Reisenden an Bord ist.
Wie habt ihr euch auf das Projekt vorbereitet?
Wie bei jedem Projekt haben wir zu Beginn die Anforderungen formuliert, dann den Prozess und die Werkzeuge festgelegt. Das Projekt bestand im Wesentlichen aus den drei Phasen: Desktop-Research, On-Board-Research sowie Auswertung und Ergebnispräsentation. In allen Phasen mussten wir mit den unterschiedlichsten Datenformaten umgehen.
Wie können wir uns diese Daten vorstellen?
Desktop-Research umfasst beispielsweise Bewertungen und Beiträge von Reiseportalen, Facebook-, Twitter- und andere Social-Media-Beiträge, Bilder und Videos von Youtube, Flickr, Instagram sowie Informationen aus vorhandenen internen Auswertungen.
Für die On-Board-Recherche fuhren drei unserer Mitarbeiter mit dem Zug nach Amsterdam und von dort mit der DFDS-Fähre „KING Seaways“ nach Newscastle und wieder zurück. Die Informationen, die sie auf der Reise gesammelt haben, umfassen Hunderte von Fotos und Videos, Audio-Interviews mit Fahrgästen sowie unzählige Tagebucheinträge, Beobachtungen und Ideen.
Das klingt tatsächlich nach einer Menge Daten. Was habt ihr damit gemacht?
Neben einer breiten Auswahl von Datenquellen, war uns wichtig, dass sämtliche Mitarbeiter von Beginn an Zugriff auf jeden Zwischenstand hatten und alle gemeinsam kommentieren, auswerten und eigene Gedanken in die Datensammlung werfen konnten. Am Ende wollten wir alle gesammelten Daten auch noch in einer sinnvollen und simplen Form an den Kunden übergeben. Da kam Evernote ins Spiel…
Wieso Evernote?
Seit Jahren gehört Evernote zu unserem persönlichen Werkzeugkasten, allerdings vor allem als Notizbuch oder als Merk-Box. Nie zuvor jedoch stand es als zentrales Werkzeug im Mittelpunkt eines Projektes von uns. Warum eigentlich nicht? Uns wurde klar, dass wir das Projekt zum Anlass nehmen könnten, um Evernote als Kollaborationswerkzeug auf die Probe zu stellen und für zukünftige Projekte zu etablieren.
Wie habt Ihr Evernote eingesetzt?
Wir legten bereits bei der Desktop-Recherche Hunderte von Notizen an. Das Herzstück der gesamten Untersuchung war aber die Recherche vor Ort, an Bord der „KING Seaways“. Mit unseren Smartphones „bewaffnet“ konnten wir laufend (und vor allem unauffällig) unsere Gedanken festhalten, archivieren und mit Schnappschüssen anreichern. Damit war ein breiter Datenfundus in Evernote geschaffen, der eine hervorragende Basis für die eigentliche Ergebnis-Präsentation des Kundenerlebnisses war.
Wie habt ihr das Ergebnis dann schlussendlich präsentiert?
Wir wollten ein Ergebnis präsentieren, das zwar zusammenfasst, aber auch einen Bezugsrahmen bietet, so dass wir mit einer ganzen Gruppe die Ergebnisse präsentieren, analysieren und damit weiterarbeiten können.
Wir entschieden uns für grosse Bords, die nun acht laufende Meter in einem Meeting-Raum des Kunden füllen. Acht Meter, die dazu einladen, die gewonnenen Eindrücke wirken zu lassen, weiter zu spinnen, zu diskutieren, zu ergänzen und eingetretene Pfade zu verlassen.
Wie waren die Reaktionen auf die Resultate?
Das zusammengetragene Kundenerlebnis erzählt die emotionale Geschichte einer Reise mit allen Details, Höhen und Tiefen. Im Präsentationsmeeting entfachte sich schnell ein lebhafter Dialog über die Reise und die vielen Fundstücke. Die Untersuchungen zum Kundenbedürfnis lieferten spannende Ergebnisse und neue Ideen wurden wach. Der Bericht über das Kundenerlebnis ist damit zu einem guten Fundament für darauf aufbauende Strategien geworden.
Hat sich Evernote bei diesem Projekt für euch bewährt?
Es wird definitiv nicht das letzte Projekt dieser Art gewesen sein für das wir Evernote als zentrales Kollaborations- und Sammelwerkzeug benutzen werden oder besser: Als Kundenerlebnis-Research-Tool.
Übrigens, DFDS Seaways hat nun ebenfalls Zugriff auf alle Evernote-Notizen und überlegt den Dienst von nun an als Datenbank für dieses Thema weiter zu nutzen.
Tipps für die Verwendung von Evernote bei der Projektarbeit
Ein einfaches Vorgehen erleichterte es Three-Headed Monkeys, konsistent durch das Projekt zu schiffen. Das Team empfiehlt die folgenden Tipps für die Projektarbeit mit Evernote:
Tag-Hoheit
Wer im Team gemeinsam viele Notizen in Evernote verwaltet, sollte jemanden benennen, der einzig und allein die zu vergebenden Tags anlegt und damit die Tag-Hoheit besitzt. Gleichzeitig sollten zu Beginn Regeln festgelegt werden, nach welchem Schema Tags vergeben und einzelne Notizen erstellt werden.
Notizen-Struktur
Die Notizen sollten in konsistenter Struktur gehalten werden. Die Originalquelle (etwa Audio-File oder Website) kommt in voller Länge in eine Notiz und erhält eine fortlaufende Nummer. Im Falle einer Internetquelle geht das schnell und einfach mit dem „Webclipper Tool“ von Evernote.
Etwa zwei Drittel unserer Nutzer verlassen sich auf Evernote auch im Arbeitsumfeld. Ein Evernote Business Konto anzulegen und Kollegen einzuladen, ist ganz einfach. Hier können Sie Ihr Evernote Business Konto eröffnen.
